Erfolgsfaktor Projektmanagement
ein zentraler Baustein in all unseren Projekten
In allen unseren Projekten ist die Strukturierung der Aufgabenstellung und Organisation der Beteiligten ein zentrales Thema und zu großen Teilen auch ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Gemeinsam mit Ihnen arbeiten wir sowohl mit traditionellen als auch modernen, agilen Methoden des Projektmanagements, um Ihre Ziele umzusetzen.
Projektmanagement
Projektmanagement ist das Organisieren von Menschen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen. Im traditionellen Projektmanagement wird dabei der Prozess von Analyse und Konzeptionierung bis hin zum klassischen Projektabschluss bezeichnet. Ergebnisse sollen zu einer fixierten Deadline abgeliefert und mittels Meilensteine kontrolliert werden. Hierbei arbeitet Ihr Projektteam auf Anweisung einer zentralisierten Instanz, wie beispielsweise Ihnen als Projektleiter, die das Team und Ergebnis regelmäßig überprüft.
Durch größere werdende Herausforderungen in Unternehmen, finden zunehmend auch im Mittelstand agile Ansätze Anwendung. Mithilfe von agilem Projektmanagement können Sie auf die zunehmenden Dynamiken und Unsicherheiten aufgrund sich ändernder Anforderungen oftmals schneller und effizienter reagieren. „Agil“ bedeutet hierbei, dass Sie und Ihr Projektteam permanent bereit sind, Veränderungen zu initiieren, zu begrüßen und aus Feedback zu lernen, um so ständig zum Projekterfolg beizutragen. Wie Sie sehen, handelt es sich nicht unbedingt nur um explizite Methoden, sondern vielmehr auch um einen Mindset, der während des Projektes von Ihnen, Ihrem Team und allen weiteren Stakeholdern verkörpert werden sollte.
Projektmanagement
Beide Ansätze haben ihre Berechtigung und jeweiligen Anwendungsgebiete mit entsprechenden Vor- und Nachteilen. Die Wahl zwischen traditionellen und agilen Projektmanagement, hängt sowohl von der Projektaufgabe als auch von der Ausgangssituation im Unternehmen ab. Traditionelles Projektmanagement, auch „Wasserfall“ genannt, wird vielfach in stabilen und vorhersehbaren Projektumgebungen verwendet, bei denen das Endergebnis sehr klar ist. Die Vorgehensweise ist hierbei stärker formalisiert und plangetrieben und kann beispielsweise beim Bau eines Gebäudes helfen.
In komplexen und chaotischen Umgebungen, bei denen die genaue Abfolge der zu realisierenden Aufgaben noch nicht klar ist oder sogar noch kein deutliches Ergebnis vorgeben ist, kann Ihnen agiles Projektmanagement bei der Umsetzung helfen. Dies kann beispielsweise bei Innovations- und Entwicklungsprojekten der Fall sein. Klassischerweise kommen agile Ansätze aus der Softwareentwicklung. Hier hilft die Verwendung von kurzen Iterationsschleifen mit regelmäßigem Feedback, um ein möglichst optimales Projektergebnis zu erzielen.
Auch Mischansätze, in denen die Vorteile von beiden Methoden zur Anwendung kommen, sind durchaus vorstellbar. Wichtig ist, wählen Sie die Methode aus, bei der Sie Zeit und Ressourcen bestmöglich einsetzen!
Die Entscheidung welche Tools bzw. Methoden im Projektmanagement zu verwenden sind, hängt ganz klar von der Ausgangssituation und Zielvorstellung ab. Dabei ist bei machen Projekten bereits zu Beginn sehr klar, wie das Ergebnis aussehen soll und wird (z.B. Kauf und Installation einer Maschine oder Bau einer Immobilie). Innovationsprojekte oder Entwicklungsaufgaben haben dagegen oftmals eine sehr unterschiedliche Ausgangslage und ein deutlich unklareres Ergebnis. So ist bei einem solchen Projekt entscheidend, in kurzen Zyklen mit regelmäßigem Feedback zu arbeiten. Am Anfang steht meist nur eine grobe Idee, dennoch kann im Ergebnis eine Innovation erreicht werden.
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Traditionelles Projektmanagement |
Agiles Projektmanagement |
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In der traditionellen Projektgestaltung kann es vorkommen, dass viel Zeit und Geld durch das sture Verfolgen des im Vorfeld festgelegten Plan verschwendet werden. Grundgedanke der Agilität ist hingegen das Erreichen einer höheren Effizienz, Geschwindigkeit und allen voran Kundenorientierung. Dies wird durch vornehmlich durch regelmäßiges Feedback am Ende jedes kurzen Iterationszyklus erreicht.
In der Folge möchten wir Ihnen exemplarisch Scrum als konkrete und bewährte Methode vorstellen.
Scrum
Über die Jahre wurden verschiedene Ansätze, Prozesse und Frameworks entwickelt, die einen agilen Mindset berücksichtigen. Scrum kommt ursprünglich aus der Software-Entwicklung und wurde als iteratives Framework entwickelt, um komplexe Probleme lösen zu können und Kunden einen bestmöglichen Nutzen zu liefern. Im Rahmen vielfacher Iterationen wird eine Untersuchungs- und Anpassungshaltung eingenommen, die die Produktentwicklung unterstützen soll. Mittlerweile findet Scrum nicht mehr nur Anwendung in der Softwareentwicklung, sondern wird in vielen Bereichen des Projektmanagements eingesetzt.
Zur schnelleren und flexibleren Zielerreichung beinhaltet Scrum verschiedene Elemente und Rollen, die wesentlich für den Erfolg sind. Das Scrum-Team besteht aus einem Scrum Master, einem Product Owner und dem Entwicklungsteam bzw. Projektteam, die das Projekt gemeinsam verantworten. Das Team soll sich selbstständig organisieren und Entscheidungen treffen. Der Product Owner repräsentiert den Kunden und seine Anliegen. Das Entwicklerteam ist normalerweise crossfunktional aufgestellt und verantwortet die Anfertigung des Produktes. Der Scrum-Master dient als Motivator für das Team, sorgt dafür, dass Regeln eingehalten werden und das Team in Ruhe arbeiten kann.
Ein weiteres Kernelement sind die sog. Sprints. Hierbei werden in einem Intervall von 2-4 Wochen Teilaufgaben des Product Backlogs ab, sodass am Ende jedes Sprints ein Produktinkrement als Zwischenergebnis steht. Zu Beginn eines jeden Sprints wird die abzuliefernde Arbeit während eines achtstündigen Sprint Plannings geplant. Aufgaben, die während des Sprints zu erledigen sind, werden durch das Sprint Backlog festgehalten. Ein weiterer zentraler Bestandteil der Sprints ist der Daily Scrum, d.h. ein 15-minütiges tägliches Treffen des Entwicklerteams. Hierin werden Fortschritte und auftretende Probleme unter den Teammitgliedern besprochen. Zum Abschluss jedes Sprints wird gemeinsam mit den Stakeholdern eine Sprint Review durchgeführt, um das entwickelte Inkrement vorzustellen. Gegebenenfalls wird dabei auch das Product Backlog angepasst, um auf geänderte Bedingungen und Erkenntnisse zu reagieren. Zwischen zwei Sprints wird dem Scrum-Team die Möglichkeit gegeben, den letzten Sprint zu analysieren und Learnings aus aufgetretenen Problemen in den nächsten Sprint mit einfließen zu lassen.
Umsetzung
In unserer QUESTMap Umsetzung zeigen wir Ihnen unsere Tools und Werkzeuge im Projektmanagement sowie die verschiedenen Rollen, die wir in unseren Projekten einnehmen.
Das Motto lautet dabei "Es gibt viel zu tun". Um vom "sollte, hätte, könnte, würde" zum "machen" zu kommen, übernehmen wir Verantwortung, leiten Projekte, managen Emotionen und begleiten Menschen.
